Zamanınızın ne kadarını projenizde rapor hazırlamak için harcıyorsunuz? Eğer sizde diğer proje yöneticileri gibiyseniz, oldukça fazlasını… Peki ya projelerinizde raporlama işini daha kolay ve sorunsuz hale getirebilseydiniz? Evet, aslında yapabilirsiniz, işte size bunu gerçekleştirmek için 5 ipucu:
1.Adım: Dolaşım listesi oluşturun
Raporlarınız her defasında aynı gruba ulaşmak zorundadır. Bu gruba kimlerin dâhil olduğunu bulun. Onların adlarını ve mail adreslerini ve diğer iletişim bilgilerini kaydedin. Bunu PMI süreçlerine göre zaten yapmanız gereken yer ise İletişim Yönetim Planınız
olmalıdır. Bu plan içerisindeki dağıtım listelerine göre her defasında raporunuzu kimlere göndereceğiniz konusunda zaman kaybı yaşamazsınız.
olmalıdır. Bu plan içerisindeki dağıtım listelerine göre her defasında raporunuzu kimlere göndereceğiniz konusunda zaman kaybı yaşamazsınız.
2.Adım: Gerçek zamanlı bilgiler kullanın
Proje raporu hazırlamanın en çok zaman harcayan tarafı rapor içerisine koyulacak bilgilerin edinilmesidir. Bu bilgileri edinmek için çoğu zaman tüm ekip üyelerine tek tek ulaşıp projenin durumunu öğrenmeye çalışırsınız. PMI İzleme ve Kontrol sürecinde bunu düzene koymak adına efektif şekilde durum raporları kullanılmasını önerir. Fakat bu durum raporlamasını günümüzde teknolojinin de yardımıyla daha güncel ve hızlı şekilde yapabilirsiniz.
Microsoft Project, Primevera gibi proje yazılımları ile gerçek zamanlı ilerleme bilgisi alma sisteminizi oluşturun ve raporlarınızda en güncel bilgileri gönderin.
3. Adım: Şablonlar kullanın
Her rapor hazırlamada tekerleği yeniden icat etmenize gerek yok. Proje raporlamanız için şablonlar oluşturabilir ve bunu kullanabilirsiniz. Organizasyonel süreç arşiviniz bunun için var!
4. Adım: Gösterge Panelleri(dashboard) kullanın
Gösterge panelleri, iş zekâsı yazılımlarının kullanılma oranlarının artmasıyla daha popüler hale gelmeye başladı. Gösterge paneli, projenizdeki bilgilerin grafiksel ve anlık olarak gösterildiği ekranlardır. Projenizdeki ilerlemeleri gerçekleştikçe anlık olarak bu özet ekranlardan izleyebilir, eğer yolunda gitmeyen bir durum görürseniz bilgilerin daha derinlemesine analizine ulaşabilirsiniz.
Hatta proje paydaşlarına kendi gösterge panellerini oluşturabilecekleri ve anlık durumları izleyebilecekleri bir imkân sağlayın. Bu sayede her izleme periyodunda ilerlemelerinizi araştırıp, düzenleyip raporlama derdinden de kurtulmuş olursunuz.
5.Adım Raporlarınızı direk olarak yazılımdan gönderin
Kullandığınız proje yazılımlarını istediğiniz formatta rapor üretecek şekilde uyarlayın ve raporlarınızı oluşturur oluşturmaz yazılım içinden direkt gönderin. Bu sayede edindiğiniz bilgileri tekrar düzenlemek için vakit kaybetmemiş olursunuz.
Subscribe to our mailing list to get the updates to your email inbox...
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder