Proje yönetiminde günlük problemlerden daha önemli, projenin gidişatını bloke edebilen, ve proje yöneticisi veya takımı tarafından dışarıdan yardım olmadan çözülemeyen sorunlar için olay(issue) tanımlaması yapılmaktadır. Olay yönetimi için tanımlanan süreçler basit olabileceği gibi projenin büyüklüğüne göre daha karmaşık süreçler de seçilebilir. Büyük projelerde olay yönetimi için aşağıdaki 10 adımı uygulayabilirsiniz.
1. Problemi tanımlayın ve Olay Formu ile dokümante edin
Projede herhangi bir paydaştan sorunla ilgili bilgi alabilirsiniz. Bu bilgileri size yazılı veya sözlü olarak ulaşsa da sorunlar mutlaka olay formu ile dokümante edilmelidir.
2. Problemin gerçekten bir olay tanımına uygun olduğundan emin olun.
Proje yöneticisi sorunun büyüklüğünü ve çözülüp çözülemeyeceğini belirler.
3. Sorunu Olay Kayıt Defterine kaydedin
Projelerde proje yöneticisinin en büyük yardımcılarından biri de olay kayıt defteridir. Proje boyunca karşılaşılan sorunlar ve çözüm yolları daha sonraki projelerde de yol göstermek üzere kayıt altına alınmalıdır.
4. Sorun çözümünde kimlerin rol oynaması gerektiğini belirleyin.
Sorun çözümünde kimin olması gerektiğini proje yöneticisi belirler. Sponsor olabilir fakat bazen sponsorun teknik tecrübesi sorunun çözümü için yeterli olmayabilir. Sorunun çözümü için en başından itibaren kimlerin çözüm sürecinde olması gerektiğinin bilinmesi işleri kolaylaştıracaktır.
5. Analiz ve alternatifler için bir takım üyesini görevlendirin.
Proje yöneticisi olayın araştırılması çalışmasını kendisi yürütebileceği gibi bir takım üyesini de görevlendirebilir. Görevli kişi sorunun alternatif çözüm önerilerini araştırı ve her bir çözüm için projeye etkisini belirler.
6. Çözüm üzerinde anlaşma sağlayın
Olay kayıt formunda tüm olası çözüm senaryoları ve etkileri dokümante edildikten sonra proje yöneticisi bu bilgileri karar verme sürecindeki ilgili paydaşlara götürür. Burada proje yöneticisi önerilerde bulunabilir. Belirlenen sorun çözümü üzerinde karara varılır.
7. Olay kaydını kapatın.
Sorunun çözümleri ve alınacak eylem maddeleri sorun kaydına işlenir.
8. Olay Formunu Kapatın
Proje yöneticisi çözümü sonuçları ile birlikte olay formunu kapatır ve dosyalar.
9. Takvime aksiyon maddelerini ekleyin.
Tüm çözümün uygulandığından emin olmak için, ilgili aksiyon maddelerini takvime ekleyin.
10. Durum raporu oluşturun.
Proje yöneticisi olaylar ve çözümleri ile ilgili bilgileri İletişim Yönetim Planında belirtildiği gibi Durum raporları ile ilgili tüm paydaşlarla paylaşır.
Küçük projeler bu adımların hepsini kullanmayabilir. İhtiyacınıza göre ve proje büyüklüğüne göre bu adımlardan yararlanabilirsiniz.
DİĞER MAKALELER
YONETICILERIN PROJELERDE KI 4 SORUMLULUGUDOKUMAN YASAM DONGUSUNDE 7 ADIMORGANIZASYONLARDA AYNI HEDEFE YURUMEK
Subscribe to our mailing list to get the updates to your email inbox...
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder